個人情報保護方針

株式会社エイチ・エフ・ピー（以下、当社といいます。）は、コミュニケーションビジネスをより深く、より円滑に、より効果を高めることを支援するマーケティングプロモーションを提供することを、常に第一の基本としてきました。その間、お客様の情報の保護に関しまして細心の注意を払って参りましたが、昨今の個人情報の漏えい等の事件・事故が頻繁に取りざたされている状況に鑑み、私どもは改めて個人情報を保護、管理することが弊社の事業活動の根幹に関わる責務であることを再確認し、すべての従業員が以下の項目について取り組むべく宣言いたします。

ａ）当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を　行わないための措置を講じます。
ｂ）当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
ｃ）当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
ｄ）当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞無く対応いたします。
ｅ）当社は、個人情報保護マネジメントシステム（ＰＭＳ）を継続的に見直し改善いたします。

制定日 2015年8月1日
株式会社エイチ・エフ・ピー
代表取締役　高橋　雅宣

個人情報のお取扱いについて

1.個人情報の利用目的について

当社では取得した個人情報を以下の目的のために利用いたします。
(1)お客様の個人情報
業務遂行、連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求、サービスご提供等のため
(2)お取引先の個人情報
取次ぎ、媒介等のため
(3)委託された業務（各種キャンペーン応募者データ入力等）に利用する個人情報
当社へ委託された業務を遂行するため
(4)従業員の個人情報
雇用および人事管理のため（退職者を含む）
(5)採用応募者の個人情報
採用選考、連絡のため

上記の内、保有個人データの対象となる個人情報は、(1)(2)(4)(5)となります。

2.保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求に関する手続きについて

保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止等に関する請求、第三者提供記録の開示に関する請求（以下「開示等」といいます。）のご請求に応じます。
a)事業者の氏名：株式会社エイチ・エフ・ピー
住所：〒990 0031 山形県山形市十日町3-9-36
代表者名：代表取締役 高橋 雅宣
b)個人情報保護管理者または代理人の氏名または職名、所属および連絡先：
個人情報保護管理者：代表取締役
連絡先：023-666-6967
c)保有個人データ又は第三者提供記録の開示等および問合せ窓口について：
当社は、ご本人からの苦情及び相談または、当社が保有する保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求に応じます。開示等のお問合せは下記の連絡先までお願い致します。
d)開示等の請求等に際して提出すべき書面の書式その他の開示等の請求等の方式
①開示等の求めの申し出先・・・開示等の求めの申し出先は以下とする。
（送付先）〒990 0031 山形県山形市十日町3-9-36
株式会社エイチ・エフ・ピー 個人情報保護管理者 宛て
②開示等の求めに際して提出すべき書面は任意の書式とし、郵送による申請に限って受け付ける。また、以下の書類の提出してください。
1.本人自身が開示の求めを行う場合：
・運転免許証の写し、写真付住民基本台帳カードの写し、パスポートの写しのいずれか1通
2.代理人が開示の求めを行う場合：
A)親権者もしくは成年後見人等の法定代理人からの申し出の場合
・戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類のいずれか1通（※開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限る。）
・運転免許証の写し、写真付住民基本台帳カードの写し、パスポートの写しのいずれか1通
B)本人が委任した代理人の場合
・委任状 (本人の署名捺印) 1通
・委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書 1通
・運転免許証の写し、写真付住民基本台帳カードの写し、パスポートの写しのいずれか1通
③開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認は、あらかじめ取得した本人しか知り得ない情報（生年月日、住所等）で確認する。取得した個人情報は開示等の求めに応じる目的達成の範囲内でのみで取り扱うものとし、確認次第廃棄する。
e)本人確認方法
提出された本人確認書類と、当社に登録された情報とを照合することで行います。
f)手数料の徴収方法
開示等の請求等の手数料は原則徴収しません。

3.保有個人データの安全管理のために講じた措置

(1) 基本方針の策定
個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しております。
(2) 個人データの取扱いに係る規程の整備
収集・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信・提供および消去・廃棄の段階ごとに、責任者、取扱者の限定、個人データの安全管理、外部委託等に関する規程を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する管理者を設置し、業務内容に応じて、漏えい、滅失又は毀損の防止策を講じるとともに、個人データの取扱者の教育や情報の漏えい事案に係る報告等の体制を整備しております。
(4) 人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する教育・研修計画を策定し、定期的に従業者に対し教育・研修を実施しています。
(5) 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
(6) 技術的安全管理措置
個人データへのアクセス制御を実施し、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
(7) 外的環境の把握
外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

4.個人情報に関する問合わせ窓口について

個人情報の開示等の請求、取り扱いについて質問、意見、苦情及び相談のお問合せは下記の連絡先までお願い致します。

個人情報に関する問合せ窓口：　
株式会社エイチ・エフ・ピー
〒990-0031　山形県山形市十日町3-9-36
ＴＥＬ：023-666-6967
ＦＡＸ：023-666-6968